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Guide administrateur

Accès à l’interface d’administration

Introduction

L’interface d’administration (également appelée back-office) permet de gérer de façon centralisée et autonome la solution Shadline.

  • Gestion des utilisateurs : création, modification, déblocage, suppression, etc.
  • Gestion des conteneurs (espaces de stockage communs) : activation des conteneurs, gestion des droits d’accès pour les « Data Manager ».
  • Paramètres de votre instance : options de configuration

Nous conseillons fortement d’attribuer le rôle d’Administrateur à au moins 2 personnes de l’entreprise. Cela permet de conserver un accès au back-office en cas d’indisponibilité d’une personne ou de blocage de son compte.

Caractéristiques d’une Entreprise au sein de Shadline

Une Entreprise est définie comme étant une organisation qui regroupe des utilisateurs ayant des adresses email professionnelles utilisant un domaine autorisé dans le cadre du contrat Shadline. Plusieurs noms de domaine peuvent être autorisés pour une Entreprise.

Chaque utilisateur de l’Entreprise dispose d’une adresse email personnelle et nominative basée sur l’un de ces domaines. Cette adresse email est l’identifiant de connexion (login) de l’utilisateur sur l’application Shadline. Cette adresse est non modifiable par l’utilisateur ; seul un Administrateur de l’Entreprise peut la modifier.

Au sein de Shadline, chaque adresse email est unique. Elle ne peut donc être utilisée que par un seul compte.

Connexion

Depuis votre compte utilisateur Shadline, accédez au menu « ADMIN ENTREPRISE » (ou « ADMIN COMMUNAUTE« ) dans la barre de navigation à gauche

Vous saisissez le mot de passe de votre compte Shadline (étape 1).

Puis vous saisissez le code à usage unique (également appelé OTP) reçu par email ou SMS (étape 2).

Note : Nous conseillons aux administrateurs d’activer la réception des codes d’authentification par SMS, au lieu de l’email, pour se prémunir d’une éventuelle coupure de leur messagerie (Paramètres > Sécurité > Authentification à deux facteurs)

Ecran d'accueil

Vous êtes maintenant dans votre interface d’Administration. Vous retrouvez à gauche un nouveau menu :

  • Tableau de bord (votre page d’accueil)
  • Gestion des Utilisateurs
  • Gestion des Conteneurs (espaces de stockage partagés Entreprise)
  • Statistiques
  • Paramètres
  • Informations

Le tableau de bord présenté en page d’accueil donne une vue d’ensemble de l’usage de Shadline. Le premier graphe présente une répartition des comptes utilisateurs selon leur statut. Le second illustre l’utilisation de l’espace de stockage global alloué à l’Entreprise et réparti entre les utilisateurs.

Gestion des utilisateurs

Liste des utilisateurs

Vous accédez à la liste des utilisateurs de votre entreprise depuis le menu à gauche. Cette liste est triée par défaut selon le statut pour identifier rapidement les comptes ayant besoin d’assistance (comptes bloqués, suspendus …). Cet ordre d’affichage peut-être modifié en cliquant sur l’intitulé de chaque colonne (Nom, Prénom, Email, Profil, Date de connexion, etc.).

Créer un utilisateur

Cliquez sur le bouton en haut à droite et choisissez « Ajouter un utilisateur »

Renseignez les informations de l’utilisateur :

  • nom
  • prénom
  • email (qui sera son identifiant de connexion)
  • profil (Utilisateur, Manager, Admin)
  • en option, la langue de l’email que recevra l’utilisateur pour finaliser son compte

puis cliquez sur « Créer ».

L’utilisateur recevra un email contenant un code à usage unique (OTP). Ce mot de passe temporaire lui permettra de se connecter à Shadline. Il sera alors automatiquement invité à définir son mot de passe pour finaliser ainsi la création de son compte. Voir section « Côté utilisateur ».

Note : Pour une entreprise, tout compte doit être créé avec une adresse email utilisant l’un des domaines autorisés. Vous ne pouvez pas créer de compte associé à une adresse qui n’appartient pas à l’entreprise (par exemple « gmail.com »). La liste des domaines autorisés par votre contrat est visible depuis la page « Informations » de l’interface d’administration.

Création compte côté utilisateur

L’utilisateur reçoit un email l’invitant à finaliser la création de son compte. Il se connecte à Shadline en utilisant le code à usage unique reçu en tant que mot de passe. Son identifiant correspond à son adresse email.

Il arrive sur une page web et est invité à définir un mot de passe.

  • 9 caractères minimum
  • Au moins 3 types de caractères différents (parmi minuscules, majuscules, chiffres ou caractères spéciaux).

Dès validation du mot de passe, le processus de création du compte est finalisé. L’utilisateur est invité à se connecter à Shadline avec le mot de passe choisi pour accéder à toutes les fonctionnalités.

Il reçoit en parallèle un email de confirmation de création de son compte.

Créer plusieurs utilisateurs

Depuis la liste des utilisateurs, cliquez sur le bouton d’option en haut à droite et choisissez « Ajouter des utilisateurs depuis un fichier CSV »

Note : Le fichier CSV doit contenir 1 ligne par utilisateur à ajouter (sans en-tête), avec ces 4 informations dans l’ordre, séparées par un point-virgule : Nom; Prénom; Email; Langue de l’email que recevra l’utilisateur pour finaliser son compte (FR ou EN)

 

Importez le fichier par drag & drop ou depuis votre ordinateur.

Un contrôle de conformité du fichier est réalisé avant de procéder à la création des comptes utilisateurs. Vous serez informé de la validité des données ou des éventuelles erreurs à corriger dans le fichier d’import.

Profils des utilisateurs

Tout compte utilisateur Shadline Entreprise dispose de l’un des 3 profils suivants : utilisateur, manager ou administrateur (admin).

  • Utilisateur
    • Un utilisateur a accès aux différentes fonctionnalités de l’application (Lines, Stockage, Transfert, Visio).
    • Un accès peut lui être accordé à certains conteneurs de stockage partagés de l’Entreprise selon la configuration définie par un Admin. Il est alors considéré comme un Gestionnaire de données des conteneurs auxquels il a accès.
    • Il ne peut pas accéder à l’interface d’administration.
  • Manager
    • Un Manager peut accéder à l’interface d’administration.
    • Il peut gérer les utilisateurs de l’application :
      • Créer de nouveaux Utilisateurs ou Managers
      • Modifier les informations de profil des Utilisateurs ou Mangers existants (nom, prénom, adresse email)
      • Suspendre et supprimer des Utilisateurs ou Managers
      • Réactiver des Utilisateurs ou Managers suspendus
      • Changer le statut d’un Utilisateur en Manager ou d’un Manager en Utilisateur
    • Il a également accès aux pages Tableau de bord, Paramètres et Statistiques.
    • Un Manager ne peut pas modifier un compte Admin.
    • Il peut aussi gérer les conteneurs (stockage Entreprise partagé) :
      • Créer de nouveaux conteneurs
      • Modifier des conteneurs existants
      • Gérer les accès utilisateurs aux conteneurs
      • Gérer les autorisations d’accès aux conteneurs
  •  Administrateur
    • Un Admin a les droits les plus élevés lui permettant d’accéder à l’interface d’administration de son Entreprise.
    • Il peut créer de nouveaux Utilisateurs, Managers ou Admins
    • Modifier les informations de profil des Utilisateurs, Managers ou Admins existants (nom, prénom, adresse email)
    • Suspendre et supprimer des Utilisateurs, Managers ou Admins

Il peut y avoir plusieurs Admins et Managers par Entreprise. Leur nombre n’est pas limité.

Statuts des utilisateurs

Tout compte utilisateur dispose de l’un des 7 statuts suivants. Les statuts sont visibles directement avec des couleurs différentes depuis la liste des utilisateurs. Il est possible de filtrer cette liste selon les statuts avec le sélecteur situé en haut à gauche.

  • Actif
    • L’utilisateur a finalisé la création de son compte. Il peut se connecter à l’application Shadline et bénéficier des fonctionnalités disponibles.
  • En attente d’approbation
    • L’utilisateur tente de créer directement un compte Freemium depuis l’application mais la politique de votre entreprise impose une validation préalable par un Admin.
  • Bloqué
    • L’utilisateur a fait plus de 5 tentatives de connexion erronées sur la page d’authentification de Shadline. Son compte est bloqué. Il ne peut plus accéder à l’application. Un Admin ou un Manager doit réactiver le compte. Les données de l’utilisateur ne sont pas effacées.
  • Suspendu
    • Le compte a été verrouillé par un Admin ou un Manager. L’utilisateur ne peut plus accéder à l’application Shadline. Un Admin ou un Manager doit le réactiver pour qu’il puisse se connecter à nouveau. Les données de l’utilisateur ne sont pas effacées.
  • Création non finalisée
    • La création du compte de l’utilisateur n’est pas encore terminée.
    • L’application Shadline a envoyé une invitation par email à l’utilisateur mais celui-ci n’a pas cliqué sur le lien reçu pour choisir son mot de passe et ainsi finaliser la création de son compte. Il doit effectuer cette action afin que son compte passe en statut « Actif » et soit utilisable.
    • Il s’agit du premier statut attribué à un compte lors du processus de création par un Admin.
  • Création bloquée
    • L’adresse email renseignée pour l’inscription de l’utilisateur est déjà utilisée par un autre compte Shadline. Le processus est bloqué.
    • L’utilisateur doit, au choix :
      • Supprimer son compte Shadline personnel existant ;
      • Définir une adresse email principale à son compte Shadline existant (Paramètres, onglet Sécurité) puis retirer son adresse email d’Entreprise de sa liste d’emails
    • Il conservera ainsi un compte Shadline personnel. Un autre compte Shadline Entreprise pourra alors être créé lorsque l’utilisateur aura effectué l’une de ces actions.
    • Vous pouvez également contacter le support Shadline afin de demander le rattachement de cet utilisateur à votre Entreprise. Le compte sera ainsi géré de façon centralisée. L’utilisateur conservera ses données (mot de passe, Lines, fichiers, etc.).
  • Supprimé
    • Le compte ne peut plus se connecter mais les données de l’utilisateur sont conservées pendant une période de secours pendant laquelle vous pouvez demander au support Shadline de le réactiver. Ce délai est configurable depuis la page « Paramètres » du back-office. Après le délai fixé, le compte et toutes les données sont définitivement effacées.

Gérer les utilisateurs

Les actions disponibles sont accessibles depuis le bouton d’option situé sur la droite et dépendent du statut du compte.

Vous pouvez :

  • Modifier le compte
  • Réactiver le compte (si l’utilisateur l’a bloqué après 5 tentatives de connexion erronées)
  • Suspendre le compte
  • Supprimer le compte
  • Renvoyer le code (OTP) de finalisation pour un compte en statut « Création non finalisée »

La fiche du compte vous permet de modifier ses informations : nom, prénom, email

C’est également sur cette fiche que vous pouvez adapter son profil : utilisateur, manager, administrateur

Gestion des conteneurs

Conteneurs - Présentation

Un conteneur est un espace inaltérable et partageable qui permet de stocker très simplement les données les plus sensibles des Entreprises, notamment pour en conserver l’intégrité et les garder accessibles à tout moment, même en cas d’attaque cyber (cryptolocking) ou compromission des SI.

Les conteneurs sont alimentés automatiquement depuis les applications, systèmes ou services Cloud des Entreprises via l’API ou le connecteur Shadline.

Chaque conteneur est parfaitement étanche, il possède une clé de sécurité propre garantissant son unicité. Seuls les Managers ou les Administrateurs peuvent accéder aux conteneurs.

Créer un conteneur

Accédez à la liste des conteneurs depuis votre menu de navigation situé à gauche (via le 3ème item nommé « API »). Cette page vous présente les conteneurs de votre entreprise (nom, description, statut, stockage utilisé et nombre d’utilisateurs y ayant accès).

Cliquez sur le bouton bleu « + » en bas à droite pour créer un nouveau conteneur.

Renseignez le nom du conteneur et ajoutez si besoin une description à ce conteneur.

Note : Ces informations pourront être modifiées à tout moment sans impacter le fonctionnement du conteneur.

Validez la création du conteneur en cliquant sur le bouton « Créer ».

Saisissez ensuite le mot de passe de votre compte personnel Shadline (pour des raisons de sécurité).

Après validation du mot de passe, une fenêtre vous affichera la valeur de la clé du conteneur, appelée « x-user-key », comme sur la capture d’écran ci-dessus. Il s’agit de l’identifiant unique du conteneur. Cette information technique doit être transmise aux personnes en charge de l’implémentation du connecteur à ce conteneur (via l’API ou l’outil système Shadline).

Gérer les accès aux conteneurs

Dans la ligne du conteneur souhaité, cliquez sur le bouton d’option à droite et accédez au menu « Gérer les accès utilisateurs ».

  • L’écran affiché liste les utilisateurs de votre Entreprise qui ont accès aux fichiers du conteneur. Ces personnes sont considérées comme des Gestionnaires de données du conteneur.
  • Vous pouvez retirer des utilisateurs en utilisant le bouton « – » puis en validant votre sélection à l’aide du bouton « Retirer ces utilisateurs » en bas à droite.
  • Pour rajouter des utilisateurs avec ces droits, cliquez sur le bouton « Ajouter des utilisateurs ».

Vous pouvez alors ajouter des utilisateurs en utilisant le bouton « + » dans la liste des utilisateurs proposés, puis en validant votre sélection à l’aide du bouton « Ajouter ces utilisateurs » en bas à droite.

Note : Côté utilisateur, toute personne autorisée peut accéder aux fichiers d’un conteneur depuis la page Stockage de l’application Shadline, onglet « Stockage Entrerprise ».

Gérer les autorisations des conteneurs

Les autorisations sont les droits d’accès aux fichiers du conteneur. Elles s’appliquent à tous les utilisateurs (gestionnaires de données) qui ont accès au conteneur.

Trois niveaux d’autorisations sont possibles :

    • Visualiser les fichiers (applicable aux fichiers dont le format est compatible avec la fonctionnalité de prévisualisation)
    • Télécharger les fichiers et pouvoir les copier dans des Lines
    • Supprimer les fichiers

Ces autorisations sont définies par l’Administrateur ou le Manager.

Choisissez le conteneur dans votre liste et, à l’aide du bouton d’option situé à droite, sélectionnez le menu « Gérer les autorisations« .

Cochez les cases qui correspondent aux autorisations que vous donnez à tous les utilisateurs (gestionnaires de données) qui ont accès à ce conteneur.

Note : En cas de suppression, les fichiers sont définitivement effacés à la source, c’est-à-dire dans le conteneur. Ils ne pourront plus être récupérés, ni via API ni par d’autres utilisateurs ayant accès au conteneur.

Paramétrage de votre instance

Options globales

Les options de paramétrage de votre instance sont accessibles depuis le 5ème item du menu de navigation.

Note : Certaines valeurs grisées sont renseignées à titre informatif mais ne peuvent pas être éditées par l’entreprise via cette interface.

Les principales options configurables sont les suivantes :

  • Durée de validité par défaut d’un transfert
    • Lors de la création d’un transfert chaque utilisateur fixe une date de validité maximale jusqu’à laquelle les fichiers peuvent être récupérés par les destinataires. Ce paramètre fixe la durée par défaut de validité du transfert à partir de sa création.
  • Délai avant effacement définitif d’un compte
    • Lorsqu’un utilisateur est supprimé, il ne peut plus accéder à Shadline mais ses données sont conservées pendant une courte période à des fins de secours. Avant la fin de cette période, l’utilisateur peut être réactivé. Après le délai fixé par ce paramètre, ses données sont détruites, y compris ses clés d’accès.
  • Masquer la liste des utilisateurs
    • Si le paramètre est actif, l’annuaire interne Shadline de votre entreprise (ou communauté) n’est pas affiché à vos utilisateurs. La page des Contacts et la liste affichée pour gérer les participants aux Lines et les destinataires des transferts ne comporte donc pas cette liste. L’annuaire Shadline ne contient que les contacts personnels créés par les utilisateurs.
  • Sur-chiffrement des fichiers
    • L’activation de cette option apporte une protection complémentaire en ajoutant un 2nd niveau de chiffrement des fichiers en plus du tunnel HTTPS pour tous les utilisateurs. Le contenu de tous les fichiers importés et téléchargés par les utilisateurs de votre entreprise (ou communauté) sont chiffrés. Cela augmente cependant le temps de transfert des fichiers.
  • Permettre aux utilisateurs de modifier l’option de sur-chiffrement des fichiers
    • Cette option autorise chaque utilisateur à activer ou désactiver individuellement le sur-chiffrement des fichiers depuis les paramètres de son compte.
  • Forcer l’authentification 2-facteurs
    • Si l’option est activée, l’authentification forte à double facteurs est imposée à tous les utilisateurs de l’entreprise (ou communauté). Chaque utilisateur définit dans les paramètres de son compte le mode de réception du code à usage unique (OTP) qui est envoyé à chaque connexion (SMS ou email par défaut).
  • Adresse mail secondaire autorisée
    • Ce paramètre permet de définir si un membre de votre entreprise/communauté peut ajouter ou non une seconde adresse mail dans ses paramètres.
  • Affichage de l’email d’un compte aux autres utilisateurs
    • Ce paramètre permet de définir si l’adresse email d’un utilisateur est affichée aux autres utilisateurs de l’application, qu’ils soient de la même entreprise / communauté ou externe. Si l’affichage n’est pas autorisé, l’email est remplacé par « Adresse masquée ».
  • Autoriser les utilisateurs à changer la visibilité de leur adresse email
    • Ce paramètre permet à un membre de l’entreprise/communauté de modifier la visibilité de son adresse email.
  • Validation automatique des comptes Freemium
    • Ce paramètre définit si un utilisateur peut créer un compte Freemium, avec un email utilisant l’un de vos noms de domaine, sans validation préalable de votre entreprise (ou communauté). Si l’option est désactivée, la création de comptes Freemium est soumise à la règle définie par le paramètre « Politique des comptes Freemium ».
  • Politique des comptes Freemium
    • Ce paramètre est applicable si le paramètre « Création automatique de compte Freemium autorisée » est désactivé. 2 choix sont possibles : soit la création de comptes Freemium avec l’un de vos domaines email est soumise à l’approbation préalable d’un Admin ou Manager Shadline de votre entreprise ; soit la création de tels comptes est interdite.
  • Notification des Admins si blocage de création de compte Freemium
    • Ce paramètre permet de notifier par email tous les Admins et Managers lorsqu’un utilisateur tente de créer un compte Freemium mais que cette action est interdite par la politique de votre entreprise (ou communauté).

Veillez à bien enregistrer vos changements à l’aide du bouton « Modifier » afin qu’ils soient pris en compte.

Adapter les emails

Vous pouvez également personnaliser le contenu de certains emails envoyés par le service. Modifiez pour cela les textes des versions française en anglaise.

Statistiques

Statistiques d'utilisation de l'application

40_BO_FR_Statistiques-1

Le 4ème item du menu de navigation vous donne accès à une page présentant des statistiques d’usage de vos utilisateurs.

Vous pouvez sélectionner en haut la période sur laquelle s’applique cette vue : 1 semaine, 1 mois ou 3 mois.

Le 1er bloc présente une vue d’ensemble des activités : connexions à l’application, utilisation des Lines, utilisation des transferts. Vous pouvez télécharger les données au format .csv.

Les blocs suivants présentent ces informations détaillées sous forme de diagramme temporel.

Informations générales

Informations de votre instance

50_BO_FR_Informations

Cette page regroupe les paramètres de votre contrat (nombre d’utilisateurs autorisés, volume de stockage accordé pour l’ensemble de vos utilisateurs) ainsi que les coordonnées de votre interlocuteur commercial et de notre support technique.