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Guide utilisateur

Lines

Introduction

Les Lines sont des canaux de communication sécurisés, dans lesquelles les utilisateurs peuvent échanger des messages et des fichiers en toute confidentialité.

  • Chaque utilisateur Premium (Entreprise) peut créer autant de Lines que nécessaire et inviter des participants à le rejoindre. Tous les participants d’une Line peuvent instantanément communiquer et partager des fichiers entre eux.
  • Pour participer à une Line, il faut être identifié, donc avoir un compte Shadline (Premium Entreprise ou Freemium).
  • Chaque Line est un espace unique qui est parfaitement cloisonné par rapport aux autres. Les Administrateurs d’une Entreprise ne peuvent pas accéder aux Lines et à leur contenu s’ils ne sont pas expressément invités par les membres de celle-ci.
  • Les Lines ont une durée de vie maîtrisée. A l’expiration, tous les messages et fichiers de la Line sont supprimés.

Shadline propose un mode Freemium qui permet à toute personne de créer un compte et donc de rejoindre une Line à laquelle elle est invitée.

Accueil - Liste des Lines

Lorsque vous vous connectez à l’application Shadline, l’écran d’accueil vous propose la liste des Lines.

  • Pour simplifier votre navigation, vous pouvez retrouver vos Lines très rapidement avec :
    • les filtres :
      • Lines suivies (drapeau)
      • Lines favorites (étoile)
      • Lines avec des événements non lus
      • Lines par couleur
    • le module de recherche (recherche dans le nom des Line, les tags, le nom du créateur)
    • les tris :
      • nom des Lines
      • date de modification
      • date d’expiration
  • Vous pouvez activer ou désactiver les alertes pour chaque Line en cliquant sur la cloche. Cela vous permet de recevoir des notifications lorsque de nouveaux messages ou fichiers sont ajoutés à la Line (voir le Menu Paramètres / Notifications).
  • Vous pouvez accéder directement aux paramètres de la Line depuis le bouton d’option situé tout à droite.

Créer une Line

Avec un compte Entreprise, vous pouvez créer autant de Line que vous le souhaitez. Avec un compte Freemium, vous pouvez créer jusqu’à 3 Lines.

Pour créer une Line, cliquez sur le bouton bleu « + » en bas à droite. L’écran suivant vous permet de personnaliser votre Line :

  • Nom de la Line. Choisissez un nom explicite, utilisez des principes de nomenclature pour vous retrouver facilement. Pensez également que vos invités devront eux aussi retrouver simplement cette Line
  • Durée de validité (option). À l’échéance fixée, l’ensemble des contenus de la Line seront effacés. Vous pouvez à tout moment prolonger la durée de vie de la Line.
  • Mots-clés, aussi appelés « tags » (option). Ils facilitent la recherche de la Line parmi la liste complète en page d’accueil.
  • Autoriser ou non les participants de la Line à inviter eux-mêmes d’autres participants. Si vous ne cochez pas la case, vous seul pourrez inviter des participants à cette Line.
  • Couleur (très pratique quand vous devez gérer de nombreuses Lines). Vous pouvez par exemple réserver une couleur à un métier (violet pour les Lines IT), une zone géographique (vert pour l’Europe), un niveau d’urgence (rouge pour les équipes de Crise)…

Gérer les participants

Cliquez sur le bouton bleu dans la colonne de gauche (sous le nom de la Line).

Remarques

  • vous voyez sous ce bouton la liste des participants de la Line. Vous pouvez même voir leur statut à l’aide des pictos gris ou verts placés devant le nom.
  • quand vous êtes invité dans une Line, vous aurez accès à ce bouton uniquement si le créateur de la Line vous a autorisé à inviter d’autres participants.

Supprimer un participant
Pour supprimer un participant, cliquez sur le bouton rouge « – » à droite du nom. Les participants sélectionnés passent dans la colonne de droite.
Quand la liste est OK, cliquez sur le bouton de confirmation qui apparait en bas à droite et les participants seront immédiatement supprimés de la Line. Ils ne verront plus la Line dans leur application.

Ajouter un participant
Si vous souhaitez inviter un nouveau participant, cliquez sur le bouton bleu à côté du champ de recherche. Vous accédez alors à un nouvel écran.

Pour inviter un participant, sélectionnez-le depuis la liste de vos contacts Shadline à l’aide du bouton bleu « + » ou saisissez son adresse email s’il n’y figure pas.

La liste de la colonne de droite s’enrichit avec les participants à ajouter. Cliquez sur le bouton en bas à droite pour valider la liste et inviter ces personnes.

Note : si un participant n’a pas encore de compte Shadline, il reçoit un email qui l’invite à créer un compte Freemium.

Discuter (chat)

Les messages et les fichiers importés sont présentés de manière chronologique, au rythme de la discussion, dans le fil de la Line.

Pour envoyer un message, utilisez le champ de saisie en bas de la Line. Vous pouvez « chatter » depuis l’application web ou mobile dans les mêmes conditions.

Astuce : choisissez le mode d’envoi de votre message en cliquant sur l’icône clavier dans le champ de saisie. Soit à l’aide de la touche « Entrer », soit avec un bouton Envoyer.

Importer des fichiers

Pour charger un document dans une Line, un simple Drag&Drop suffit ! Vous pouvez également utiliser le bouton « IMPORTER DES FICHIERS » situé à droite du champ de saisie.

  • Vous pouvez alors importer un fichier :
    • depuis votre ordinateur (stockage local)
    • depuis votre espace de stockage individuel Shadline (voir section Stockage)

Note : vous pouvez choisir de restreindre l’accès à ce document en cochant la case « Lecture seule ». Les participants de la Line pourront alors uniquement voir le document dans l’application Shadline, mais ils ne pourront pas le télécharger.

Gérer les documents

Tous les fichiers partagés dans une Line sont visibles dans le fil de discussion.

A droite du nom du fichier, le bouton représenter par un oeil permet de le prévisualiser directement (si le format est compatible). Le menu option permet de :

  • stocker ce fichier dans son espace individuel Shadline
  • télécharger ce fichier sur son poste de travail
  • transférer ce fichier (transmission directe à la fonction Transfert Shadline)
  • copier ce fichier dans une autre Line
  • supprimer ce fichier

Vous voyez également dans ce menu combien de participants ont visualisé et téléchargé le fichier.

Note : bien entendu, ces actions seront limitées si la personne qui a partagé ce document a activé la fonction « Lecture seule ».

Tous les fichiers de la Line sont également disponibles dans une vue regroupée accessible depuis le bandeau situé à droite de la Line. Ils sont affichés par ordre chronologique d’import (le plus récent étant affiché en premier).

Vous pouvez alors, très simplement :

  • retrouver un fichier en utilisant le moteur de recherche
  • faire des sélections multiples pour des actions sur un ensemble de fichiers (télécharger, supprimer,…)

En cliquant sur le menu option , vous retrouvez les informations liées à ce fichier (taille du fichier, qui l’a mis à disposition, quand,…) et les actions possibles.

Modifier la Line

Si vous en êtes le créateur, vous pouvez à tout moment modifier les caractéristiques d’une Line en cliquant sur le bouton « Paramètres » sous le titre de la Line, représenté par une roue crantée. C’est notamment utile si vous avez besoin de prolonger la durée de vie d’une Line.

Quitter la Line

En tant que simple participant, il suffit de cliquer sur la croix sous le nom de la Line pour la quitter.

Si vous êtes le créateur de la Line, cette action est remplacée par la suppression de la Line. La suppression entraine un effacement définitif des messages et fichiers de la Line.

Stockage

Introduction Stockage

Chaque utilisateur dispose d’un espace individuel qui lui permet de stocker ses fichiers. Ils ne sont accessibles par aucun autre membre de Shadline.

En fonction du contrat Entreprise, certains utilisateurs disposent de zones de stockage « Entreprise » partagées, alimentées manuellement ou automatiquement via des API ou des connecteurs système.

Depuis vos espaces de stockage, vous pouvez partager immédiatement des fichiers à travers des Lines ou en utilisant la fonction Transfert.

Le stockage individuel

Votre espace de stockage individuel est organisé sous une forme classique d’arborescence, avec des dossiers, des sous-dossiers.

Depuis l’espace de stockage, un fichier peut-être visualisé, déplacé, téléchargé, transféré,…

Le stockage Entreprise

En fonction du contrat de l’entreprise, des espaces de stockage partagés peuvent être accessibles pour les utilisateurs autorisés. Ces espaces sont appelés « conteneurs » et sont gérés par les Administrateurs de l’entreprise.

Vous sélectionnez dans la zone à gauche le conteneur auquel vous souhaitez accéder. Vous retrouvez alors les fichiers du conteneur organisés sous une forme classique d’arborescence, avec des dossiers, des sous-dossiers. Les actions autorisées sur ces fichiers sont définies selon les droits qui vous ont été accordés par les Administrateurs.

Transfert de fichiers

Introduction Transfert

La fonction Transfert permet à un utilisateur Shadline d’envoyer ou de recevoir simplement des fichiers.

  • Chaque destinataire reçoit un email avec un lien unique et non prédictible pour télécharger les fichiers mis à sa disposition ou pour transmettre les fichiers demandés.
  • En tant que destinataire, il n’est pas indispensable de posséder un compte Shadline.
  • Vous contrôlez la durée de validité des liens de téléchargement et d’upload des fichiers, ainsi que le nombre de téléchargement autorisé par destinataire. Un mot de passe peut être ajouté en option à chaque envoi ou demande de fichiers.
  • Vous pouvez désactiver un lien à tout instant et garder ainsi un contrôle total sur les échanges de fichiers.
  • Les fichiers ne transitent pas par email en pièce jointe, ils sont uniquement échangés en toute sécurité au travers de Shadline.

La fonction Transfert vous permet de garder la totale maîtrise des fichiers envoyés et reçus. Aucune copie des documents n’est effectuée sur des serveurs intermédiaires (contrairement aux pièces jointes des emails) et vous maîtrisez la durée de disponibilité du transfert.

Suivre les envois de fichiers

Le 1er onglet (Envoyés) vous permet de créer et gérer vos envois de fichiers.

Le tableau de bord de l’écran principal présente la liste de vos transferts. Cette vue d’ensemble vous indique pour chaque envoi : le nombre de téléchargements déjà effectués, le nombre de destinataires, le nombre de fichiers envoyés, la date de création du transfert et sa date d’expiration (s’il est encore valide).

Note : Le nom attribué au transfert correspond au nom du 1er fichier envoyé.

Vous pouvez modifier l’ordre d’affichage de cette liste selon le nom, la date de création ou la date d’expiration des transferts. Vous pouvez aussi rechercher un transfert à l’aide du moteur de recherche situé en haut à droite

Cette liste se divise en 2 sections :

  • La 1ère, intitulée « Suivi », liste les envois en cours de validité.
  • La 2nde, intitulée « Historique », liste les envois expirés (pour traçabilité).

Note : cette fonctionnalité d’historique est réservée aux utilisateurs Premium.

Vous pouvez télécharger la liste de vos transferts (avec le bouton à droite du moteur de recherche).

Vous pouvez également supprimer un ou plusieurs transferts de cette liste.

En cliquant sur un transfert, la fiche détails s’ouvre. Elle présente la liste complète des fichiers envoyés, les destinataires, ainsi que le nombre de téléchargement réalisé par chacun d’eux.

Pour les transferts actifs, vous pouvez à tout moment révoquer un envoi en cours (pour un destinataire ou pour tous) ; par exemple si la personne a déjà téléchargé le document ou même si vous vous êtes trompé de destinataire !

Si besoin, vous pouvez aussi ajouter de nouveaux destinataires ou rallonger la durée de validité du lien de téléchargement.

Envoyer des fichiers

Créez un transfert à l’aide du bouton « + » situé en bas à droite du tableau de bord.

Vous importez un ou plusieurs fichiers depuis votre disque dur, votre espace de stockage Shadline ou en faisant tout simplement un drag&drop.

Si vous importez plusieurs fichiers, l’application génèrera automatiquement un fichier compressé (.zip) pour les destinataires.

Vous saisissez les emails des destinataires.

Vous complétez les options :

  • Durée de validité du transfert (maximum 15 jours par défaut)
  • Nombre de téléchargements par destinataire
  • Notification de l’émetteur du transfert, lors du téléchargement des fichiers par les destinataires
  • Langue d’envoi de l’email contenant le lien de téléchargement

Pour renforcer la sécurité, vous pouvez saisir un mot de passe associé à ce transfert.

Vous complétez avec un message si vous souhaitez personnaliser votre transfert.

Envoyer des fichiers - Côté destinataire

Votre destinataire reçoit un email avec le lien l’invitant à accéder à une page web sur le serveur Shadline pour récupérer les fichiers.

Cette page résume les informations liées au transfert. Le bouton « TELECHARGER » permet de récupérer les fichiers.

Si un mot de passe a été défini par l’émetteur du transfert, le destinataire doit le saisir pour accéder à cette page.

Suivre les réceptions de fichiers

Le 2nd onglet (Reçus) vous permet de créer et gérer vos demandes de fichiers.

Le tableau de bord de l’écran principal présente la liste de vos demandes (ie transferts reçus). Cette vue d’ensemble vous indique pour chaque demande : le nombre de destinataires, le nombre de fichiers reçus, la date de création de la demande et sa date d’expiration (si elle est encore valide).

Vous pouvez modifier l’ordre d’affichage de cette liste selon le nom, la date de création ou la date d’expiration des transferts. Vous pouvez aussi rechercher un transfert à l’aide du moteur de recherche situé en haut à droite

Cette liste se divise en 2 sections :

  • La 1ère, intitulée « Suivi », liste les réceptions en cours de validité.
  • La 2nde, intitulée « Historique », liste les réceptions expirées (pour traçabilité).

Note : cette fonctionnalité d’historique est réservée aux utilisateurs Premium.

Vous pouvez également supprimer une ou plusieurs demandes de fichiers de cette liste.

En cliquant sur une demande de fichiers, la fiche détails s’ouvre. Elle présente la liste complète des fichiers reçus par destinataires (avec la date et heure de réception, la taille des fichiers).

Vous pouvez visualiser les fichiers, les télécharger, les copier dans des Lines ou dans votre stockage individuel Shadline, les supprimer. Cela est possible de façon unitaire par fichier ou de façon groupée sur une sélection de fichiers.

Vous pouvez à tout moment révoquer une demande de fichiers en cours (pour un destinataire ou pour tous).

Si besoin, vous pouvez aussi ajouter de nouveaux destinataires ou rallonger la durée de validité du lien d’upload de fichiers.

Recevoir des fichiers

Créez une demande de fichiers à l’aide du bouton « + » situé en bas à droite du tableau de bord.

Vous saisissez les emails des destinataires auxquels sera adressée votre demande de fichiers et attribuez un titre à cette demande.

Vous complétez les options :

  • Durée de validité du formulaire d’import des fichiers (maximum 15 jours par défaut)
  • Langue d’envoi de l’email contenant le lien pour accéder à la page d’upload des fichiers

Pour renforcer la sécurité, vous pouvez saisir un mot de passe associé à cette demande de fichiers.

Vous complétez avec un message si vous souhaitez personnaliser votre demande.

Note : Cette fonctionnalité est limitée à 3 demandes pour un utilisateur Freemium.

Recevoir des fichiers - Côté destinataire

Votre destinataire reçoit un email avec le lien l’invitant à accéder à une page web sur le serveur Shadline pour vous envoyer les fichiers (formulaire d’upload).

Cette page résume les informations liées à la demande de fichiers.

Vous importez un ou plusieurs fichiers depuis votre disque dur ou en faisant tout simplement un drag&drop (ou depuis votre espace de stockage Shadline si vous disposez d’un compte et êtes connecté).

Le bouton « ENVOYER » permet de transmettre les fichiers à l’utilisateur ayant fait la demande. Il les recevra dans son espace sécurisé Shadline.

Si un mot de passe a été défini par l’émetteur de la demande, le destinataire doit le saisir pour accéder à cette page.

Visio

Introduction

Le service Visio de Shadline permet d’organiser simplement et rapidement des réunions audio & vidéo en ligne sécurisées avec des fonctions de partage d’écran et chat.

Ce service est exécuté de façon indépendante de l’application Shadline à ce jour. Il n’est donc pas indispensable de posséder un compte Shadline pour créer ou rejoindre une réunion. Vous pouvez y accéder depuis le menu Visio de l’application Shadline ou directement par l’URL https://visio.shadline.com/.

Le service est accessible depuis tout navigateur web et depuis un téléphone portable (soit via un navigateur mobile, soit via l’application Android ou iPhone Jitsi).

Le service Visio de Shadline s’appuie sur l’outil open-source Jitsi. Plus d’informations sur https://jitsi.org.

Créer une réunion

Depuis l’application Shadline, accédez au menu Visio et cliquez sur le bouton « CREER UNE REUNION » dans la page affichée.

Vous pouvez aussi accéder directement au service via l’URL https://visio.shadline.com.

La page d’accueil du service Visio s’ouvre dans un nouvel onglet. Il vous suffit de saisir la nom de la réunion et de la démarrer en cliquant sur le bouton « Démarrer la conférence ».

Le nom de la réunion est utilisé pour constituer le lien d’accès à celle-ci. L’utilisation d’un nom trop court et prédictible peut engendrer un risque de sécurité. Il est également possible de renforcer la protection de l’accès à la réunion par un mot de passe (cf options de la réunion).

Cette page d’accueil présente aussi la liste des précédentes réunions auxquelles vous avez participé.

Rejoindre une réunion

Après avoir créé une réunion ou suivi le lien d’accès à une réunion existante, vous arrivez sur la page d’entrée pour rejoindre celle-ci.

Vous saisissez votre nom de participant.

Vous pouvez gérer vos paramètres audio (activation/désactivation et sélection des hauts-parleurs et du micro), vidéo (activation/désactivation caméra) ou fond d’écran avant de cliquer sur le bouton « Rejoindre la réunion ».

Gérer la réunion

Une barre d’action apparait en bas au centre au passage de la souris. Elle permet de gérer la réunion et votre configuration :

  • Activation/désactivation du micro et sélection des paramètres audio (choix des hauts-parleurs et du micro)
  • Activation/désactivation de la webcam
  • Activation/désactivation du partage d’écran
  • Accès au chat (intégrant un module de sondage)
  • Changement de vue (mosaïque ou présentateur) avec le 7ème bouton
  • Le bouton « … » permet d’accéder à l’ensemble des options (gestion des participants, options de sécurité, ajustement de la qualité vidéo, enregistrement, paramètres divers…). Les options disponibles varient selon que vous soyez participant ou modérateur de la réunion.

Le menu « … > Inviter des participants » permet d’obtenir le lien de la réunion pour inviter d’autres personnes. Vous pouvez ainsi le copier rapidement et l’envoyer par le canal de votre choix (Line, email, SMS, etc.).

Le menu « … > Options de sécurité » permet aux modérateurs d’accéder à 2 paramètres de la réunion :

  • Définir un mot de passe (que devront fournir les participants pour rejoindre la réunion)
  • Activer le mode salle d’attente (les modérateurs doivent approuver les participants pour les autoriser à rejoindre la conférence)

Note : Si vous constatez des difficultés par rapport aux flux audio et vidéo, nous vous conseillons d’ouvrir le port UDP 10000 à destination de visio.shadline.com sur votre pare-feu local et celui de votre réseau.

A propos de la sécurité

  • Tout le trafic audio et vidéo est chiffré en utilisant DTLS-SRTP pour les réunions « 1-to1 » et les réunions à plusieurs
  • Possibilité de définir un mot de passe pour la réunion
  • Possibilité d’approuver les participants pour les autoriser à rejoindre la réunion (mode salle d’attente)
  • Réunions éphémères détruites lors du départ du dernier participant
  • Aucune information des utilisateurs n’est conservée après la réunion (uniquement partagée avec les autres participants à la réunion)
  • Aucune donnée enregistrée par Shadline
  • Aucune transmission ni valorisation commerciale des données des utilisateurs auprès de tiers

Contacts

Introduction Contacts

Cette page liste vos contacts Shadline. Il s’agit des utilisateurs avec lesquels vous avez échangé au moyen de l’application ou que vous avez invité à rejoindre Shadline.

Les utilisateurs Premium Entreprise dispose d’une liste répartie en 2 catégories :

  • les contacts de votre Entreprise (automatiquement mis à jour selon les comptes Shadline de l’entreprise gérés par les Administrateurs)
  • vos contacts personnels, que vous pouvez gérer à loisir

Vos contacts Shadline sont parfaitement cloisonnés vis-à-vis de vos autres carnets de contacts (mail, répertoire mobile,…). Shadline n’utilise pas le numéro de votre téléphone pour la mise en relation des utilisateurs. Ceci assure un niveau de sécurité supplémentaire, notamment en empêchant les attaques dites « man-in-the-contact ».

Gérer vos contacts

Depuis votre liste de contacts, vous pouvez directement inviter une personne dans une Line ou réaliser un transfert de fichiers.

Vous pouvez filtrer vos contacts au moyen du picto étoile qui réprésente les contacts favoris ou du champ de recherche situé en haut à droite.

Vous pouvez aussi trier cette liste par :

  • nom
  • email
  • activité (est-ce que mon contact est connecté à Shadline)
  • catégorie (Personnel ou Entreprise)

Pour ajouter un contact, cliquez sur le bouton bleu en bas à droite.

Ajouter un contact

En cliquant sur le bouton bleu situé en bas à droite, une nouvelle fenêtre s’ouvre :

Vous saisissez alors l’adresse email de votre contact. 2 cas de figure se présentent :

    • Si le contact a déjà un compte Shadline, il s’ajoute immédiatement à votre carnet d’adresse
    • S’il n’a pas encore de compte Shadline, il va recevoir un email d’invitation pour se créer un compte Freemium

 

11_Line add contact

Vous pouvez également ajouter une personne à vos contacts depuis une Line, en cliquant sur l’icône à côté de son nom (cf capture ci-dessus).

Paramètres

Profil

Retrouver ici les informations liées à votre profil.

Vous pouvez importer une photo pour remplacer l’image par défaut, compléter les champs restés libres et choisir la langue de votre interface (Français ou Anglais).

Si l’administrateur de votre instance l’autorise, vous pouvez modifier l’option de visibilité de votre adresse email (soit afficher votre adresse aux autres utilisateurs de l’application avec lesquels vous êtes en contact ou remplacer cette valeur par « Adresse masquée »).

Compte

Cette page présente les principales informations liées à votre compte et votre usage de l’application (plan de souscription par exemple).

Sécurité

Les principales informations de sécurité liées à votre compte sont regroupées ici.

Vous pouvez notamment changer le mot de passe de votre compte et activer l’authentification à double facteur. Cette option renforce la sécurité de l’accès à votre compte Shadline. En plus de votre mot de passe, chaque connexion à l’application nécessitera un code à usage unique (code à 6 chiffres appelé OTP). Ce code vous est envoyé par email ou SMS selon le paramétrage que vous définissez.

Note : les entreprises peuvent choisir de rendre obligatoire cette authentification à double facteur à leurs utilisateurs.

Une option de sécurité supplémentaire permet d’activer un double chiffrement lors des uploads et downloads des fichiers. La désactivation de cette option accélère significativement les temps de téléchargement. Son paramétrage est également soumis aux conditions fixées par l’entreprise.

Note : Les échanges de fichiers restent protégés en toute circonstance sur Shadline (que l’option soit activée ou non) par une sécurisation, grâce au HTTPS, de tous les flux de communication de l’application.

Notifications

Vous pouvez définir les notifications auxquelles vous souhaitez être abonnés, en fonction de vos Lines et au rythme souhaité. 3 types de notifications sont configurables :

1.Les alertes émises lorsqu’un nouveau message ou fichier est déposé dans une Line

  • Vous pouvez choisir de recevoir ces notifications par email, mobile et/ou message système (via le navigateur web)
  • Une temporisation permettant de regrouper les notifications est possible afin limiter les sollicitations trop fréquentes
  • Vous définissez depuis la liste des Lines celles qui peuvent générer ces notifications

Note : souvenez-vous, l’alerte doit être activée pour chaque Line dont vous souhaitez être prévenu en cas de nouvel événement (le bouton avec la « cloche » doit être activé depuis la liste des Lines ou en étant dans la Line).

2.Les notifications en cas d’événement relatif au service (invitation à une Line, expiration d’une Line, téléchargement d’un fichier transféré, etc.)

3.La synthèse hebdomadaire des activités de votre compte